Strategi Menuju Sukses: Modul 3 - Memahami Atasan

Pada Modul 2 telah dibahas gaya interaksi sosial (Social Style), kali ini kita akan membahas gaya kepemimpinan (Leadership Style).

Banyak teori dan konsep mengenai gaya kepemimpinan (leadership style), dan ini akan berkembang terus seiring dengan perkembangan dunia usaha, kemajuan teknologi, dan perubahan prilaku manusia.

Masing-masing teori/konsep tersebut memiliki keunggulan dalam aspek tertentu, namun dalam konteks “memahami atasan” tidak perlu mencari teori/konsep mana yang terbaik, karena tujuan yang ingin dicapai adalah “memahami gaya kepemimpinan” atasan, bukan untuk mengajarinya, atau memperdebatkan teori/konsep mana yang terbaik.

Topik Situational Leadership Style berikut ini cocok untuk mencapai tujuan teresebut diatas. Saya yakin konsep ini sudah banyak dipahami oleh para Manager dan Pimpinan Perusahaan, namun belum banyak yang secara sadar menerapkan dilingkungan kerjanya sehari-hari.

Gaya Kepemimpinan Situasional (Situational Leadership Style)

Konsep ini pertama diperkenalkan oleh Paul Hersey, professor dan pengarang buku Situational Leader, bersama Ken Blanchard, guru leadership dan pengarang buku The One Minute Manager.

Menurut Konsep ini seorang atasan perlu menerapkan gaya kepemimpinan tertentu dalam menghadapi seorang bawahan pada situasi tertentu. Jadi, gaya kepemimpinan yang tepat untuk diterapkan sangat tergantung pada situasi yang sedang dihadapi, tidak permanen, karena itu konsep ini disebut Situational Leadership Style.

Untuk menentukan gaya kepemimpinan yang tepat, situasi yang sedang dihadapi ditinjau berdasarkan intensitas Dukungan dan Pengarahan yang diperlukan agar bawahan dapat melaksanakan tugas dengan baik dan memberikan hasil yang diharapkan.

Kedua dimensi tersebut dipetakan pada sebuah salib-sumbu sehingga menghasikan empat kwadran seperti pada gambar dibawah ini.

 

Intensitas kebutuhan akan Pengarahan (Directive) dipetakan pada sumbu horizontal, makin ke kanan semakin banyak dan detail pengarahan yang diperlukan.

Intensitas kebutuhan akan Dukungan (Support) dipetakan pada sumbu veritikal, makin keatas semakin tinggi intensitas dukungan yang diperlukan.

Seperti Social Style, tidak ada Leadership Style yang terbaik, sesuai dengan namanya, yang ada adalah Leadership Style tepat untuk situasi tertentu.

Directing

Diterapkan pada situasi dimana bawahan masih asing atau belum banyak tahu mengenai situasi yang dihadapinya, seperti karyawan yang mendapat tugas baru.

Atasan selain menetapkan hasil yang diharapkan, memberikan banyak informasi yang perlu diketahui oleh bawahan sehubungan dengan tugas yang diberikannya, dan rincian tindakan yang perlu dilakukan.

Dalam proses pelaksanaan tugas tersebut atasan secara konstan melakukan supervisi terhadap bawahan, sangat kecil atau dapat dikatakan sama sekali tidak menunjukan prilaku mendukung pendapat atau keputusan bawahan. Lebih banyak komunikasi satu arah, seperti orangtua terhadap anak balita.

 

Coaching

Gaya Coaching serupa dengan dari gaya Directing. Atasan masih memberi pengarahan sangat rinci dan mengambil keputusan. Bedanya, pada  gaya Coaching atasan memberikan dorongan dan minta pendapat dari bawahan ketika menjelaskan keputusan yang dibuatnya.

Dalam menerapkan gaya ini atasan berprilaku seperti guru terhadap murid.

Supporting

 

Dalam gaya ini atasan lebih banyak memberi kebebasan kepada bawahan untuk melaksanakan tugasnya, memberi kewenangan memutuskan hal-hal rutin, dan bersedia membantu penyelesaian masalah yang lebih berat.

Dia memberikan ide dan pandangannya, namun tidak menentukan keputus-an akhir secara mutlak, lebih banyak mempercayakan kepada bawahannya, terutama untuk hal-hal yang tidak kritis. Prilaku mendukung ditunjukkan juga dengan memberi pengakuan/penghargaan dan dukungan sosial lain yang diperlukan bawahan.

Dalam menerapkan gaya ini atasan bersikap seperti seorang teman yang tulus kepada bawahannya.

 

Delegating

Dalam gaya ini atasan mengurangi keterlibatan dalam aktifitas bawahan karena bawahan dianggap telah memiliki kemampuan yang dapat diandal-kan untuk melaksanakan tugas itu dan memberikan hasil yang diharapkan.

Atasan hanya menentukan rincian tugas dan hasil yang diharapkan, bukan rincian tindakan cara melaksanakan tugas tersebut.

Atasan sepenuhnya percaya kepada bawahan, bahwa dia sangat menguasai cara melaksanakan tugasnya dengan baik.

Dalam hubungan ini atasan dan bawahan berperan sebagai orang dewasa yang bertangung-jawab.

Potensi Konflik

Untuk dapat memimpin secara efektif seorang Pemimpin harus menguasai keempat gaya tersebut diatas, mampu memilah dan menerapkan gaya kepemimpinan yang tepat pada situasi yang sedang dihadapinya, bukan menerapkan hanya satu gaya kepemimpinan dalam semua situasi secara permanen.

Namun kenyataannya tidak demikian, lebih banyak Pemimpin, mungkin tanpa disadari, yang cenderung menerapkan satu gaya kepemimpinan untuk semua situasi, sehingga sering menimbukan friksi, bahkan konflik dan ketegangan dengan bawahannya. Jadi Anda, sebagai bawahan perlu memahami dan beradaptasi dengan gaya tersebut.

Contoh:

Seorang Atasan cenderung menggunakan gaya kepemimpinan Directing dalam semua situasi secara permanen.

Dia memberi tugas kepada semua Sales Profesional dibawahnya dengan cara Directing, merinci banyak hal, seperti:

• Proporsi kontribusi masing-masing pelanggan
• Produk/Solusi yang harus dijual kepada masing-masing pelanggan
• Bagaimana cara menjualnya
• Orang yang harus ditemui di masing-masing perusahaan pelanggan
• Bagaimana memperlakukan orang-orang tersebut
• Dst

Bagi Sales Profesional yang sudah melayani pelanggannya cukup lama dan menguasai situasi disana, tentu saja gaya ini akan membuatnya merasa tidak nyaman, karena dia merasa lebih tahu keadaan dan kebutuhan pelanggannya masing-masing. Jadi instruksi tersebut dirasakan seperti “mengajari ikan berenang”. Ikan sudah pandai berenang, jadi tidak perlu lagi diajari, cukup diberitahu kemana dia harus berenang.

Bila Anda menghadapi situasi seperti ini, saran saya, beritahu Atasan bahwa anda tahu apa yang harus dilakukan untuk mencapai hasil yang diharapkan.

Bila Atasan bersikukuh dengan pendapatnya, dan Anda harus melaksanakan tugas dengan mengikuti caranya, maka ikuti saja.

Tidak disarankan membantah atau mendebatnya secara frontal, karena bila ternyata Anda yang benar, Anda tidak akan mendapat bintang, tapi sebalik-nya bila ternyata Anda salah, Anda akan mendapat penalti/hukuman. Yang pasti hanya akan berdampak tidak positif bagi anda, seperti:

• Timbul kesan bahwa Anda adalah seorang “pembangkang”, dan/atau
• Atasan akan mencari-cari kesalahan Anda

Jadi lebih baik ikuti, dan maklumi saja.

Sebaliknya, bagi seorang Sales yang baru, gaya Directing tersebut memang yang diharapkan. Karena dia belum tahu banyak, jadi masih perlu banyak bimbingan.

Dengan mengenali leadership style Atasan, anda dapat memahami tindakan atau keputusannya, dan memikirkan bagaimana sebaiknya anda bersikap agar berdampak positif bagi hubungan kerja Anda dengan Atasan.

Bila anda tertarik untuk mengikuti serial ini lebih lanjut, silakan gabung di milis KarirPD dengan mengirimkan email kosong ke

KarirPD-subscribe@yahoogroups.com

 

Salam,

Virja Dharma Gita

Strategi Menuju Sukses: Modul 2 - Memahami Atasan

Langkah pertama untuk membangun hubungan baik dengan atasan adalah mengenalinya. Ada dua aspek yang perlu anda kenali:

1. Aspek pribadi, meliputi gaya interaksi sosial (Social Style) dan gaya kepemimpinan (Leadership Style)
2. Aspek pekerjaan, antara lain: tekanan pekerjaan, apa yang penting bagi dia, dan apa yang penting bagi atasannya.

Setelah anda memahami kedua aspek ini dengan baik, maka dapat mulai membangun hubungan kerja yang harmonis dengan atasan.

Gaya Interaksi Sosial (Social Style)

Konsep social style bukan hal baru, pertama kali diperkenalkan oleh David W. Merrill dan Roger Reid dari TRACOM Group.

Konsep ini menganalisa kecenderungan prilaku manusia, bukan kepribadian, berdasarkan dua dimensi, yakni: ketegasan (assertiveness) dan tanggapan (responsiveness), yang dipetakan menjadi salib-sumbu sehingga tercipta empat kwadran, seperti diilustrasikan pada gambar dibawah ini.

Ketegasan (Assertiveness) dipetakan pada sumbu horizontal, bagian kiri kurang tegas, bagian kanan lebih tegas.

Tanggapan (Responsiveness) dipetakan pada sumbu veritikal, bagian atas cenderung diam atau kurang menyatakan tanggapannya, bagian bawah cenderung menyatakan tanggapannya.

Yang perlu anda ingat, dalam hal ini tidak ada baik atau buruk.

 

 

Kwadran I: Analytical

Orang ini cenderung tampak pediam, logis, dan jaga jarak. Mereka kurang suka bergaul dan hanya berkomunikasi dengan orang lain bila ada keperluan spesifik. Orang ini akan koperatif bila diberi kebebasan untuk bekerja dengan caranya sendiri. Cenderung berhati-hati dalam mengembangkan persahabatan.

Orang ini memiliki disiplin waktu yang kuat, lambat dalam mengambil keputusan dan bertindak. Dia bertindak dengan tujuan yang jelas dan butuh waktu untuk mengkaji semua fakta dan data yang ada, sebelum mengambil keputusan atau bertindak. Mereka tidak melayani permintaan yang tergesa-gesa.

Orang ini cenderung membuat keputusan berdasarkan fakta dan informasi yang akurat dan dapat dipertanggung-jawabkan. Dia perlu bukti sebelum membuat keputusan, dan ingin memastikan bahwa keputusan yang dibuatnya benar untuk saat ini dan masa yang akan datang.

Kebutuhannya: Sesuatu yang benar

 

 

Kwadran II: Driver

Orang ini tampak aktif, kuat, dan berpendirian teguh. Gaya bicaranya langsung, tidak berputar-putar. Punya inisiatif untuk berinteraksi sosial, dalam beraktifitas selalu berfokus pada tujuan dan sasaran yang ingin dicapai.

Dalam pekerjaan lebih berorientasi pada tugas dan hasil, daripada orang dan hubungan, sehingga terkesan sebagai orang yang dingin, kurang ramah jaga jarak dan terkadang menyendiri. Mereka cenderung tidak menunjukkan perasaan secara terbuka.

Orang ini kurang/tidak toleran terhadap tindakan yang dianggap membuang-buang waktu. Mereka lebih suka langsung pada sasaran dan berfokus pada target. Mereka lebih menyukai orang yang menghargai waktu dengan tetap berpegang teguh pada jadwal kerja.

Ketika membuat keputusan orang ini lebih suka bila tersedia fakta-fakta, informasi relevan, dan pilihan yang layak. Orang ini menyukai kekuasaan dan membuat keputusan sendiri. Dia tidak suka diberitahu apa yang harus dilakukan.

Kebutuhannya: Hasil 

 

Kwadran III: Expressive

Orang ini terbuka dalam mengekspresikan perasaannya. Dia bisa bereaksi impulsif dan secara terbuka memperlihatkan perasaan positif maupun negatif. Dia biasanya digambarkan sebagai orang yang ramah, banyak bicara, dan kadang-kadang berprasangka buruk.

Orang ini komunikatif, menyenangkan, menarik, mudah didekati, dan suka bersaing. Secara umum dia lebih suka pendekatan yang lebih sederhana jika dibandingkan dengan orang dari kwadran yang lain, bahkan punya kecenderungan terlalu menyederhanakan masalah. Dia sering berbagi pemikiran dan perasaannya secara terbuka dengan orang lain.

Orang ini cenderung bertindak cepat, kurang disiplin dalam hal waktu. Dia menghargai orang lain, cepat melebur dalam interaksi sosial, dan cepat berubah haluan.

Dalam membuat keputusan, orang ini cenderung untuk mengambil risiko berdasarkan pendapat orang yang ia anggap penting atau sukses. Pendapat orang itu bisa berperan lebih penting dalam pengambilan keputusan daripada fakta atau logika. Dia tertarik pada manfaat atau insentif khusus ketika membuat keputusan.

Kebutuhannya: Pengakuan pribadi 

 

Kwadran IV: Amiable

Orang ini secara terbuka menunjukkan perasaannya kepada orang lain, tidak banyak menuntut, dan secara umum lebih mudah bersepakat jika dibandingkan dengan orang dari kwadran yang lain. Mereka tertarik untuk membangun hubungan baik dengan orang lain, terkesan sebagai orang yang informal, sederhana, dan santai.

Orang dengan gaya Amiable adalah yang paling “berorientasi pada manusia” diantara keempat gaya. Bagi dia, manusia harus diperlakukan sebagai manusia, tidak diperlakukan sebagai alat untuk mencapai hasil atau pengakuan belaka. Orang ini lebih suka bekerja-sama atau berkolaborasi dengan orang lain, daripada bersaing.

Orang ini cenderung lambat dan kurang disiplin dalam hal waktu, lebih suka menghindari konfrontasi, memerlukan basa-basi dan sosialisasi sebelum membicarakan topik inti yang ingin dibicarakan.

Dia menghargai masukan, dan keputusannya bisa dipengaruhi oleh orang lain. Dia bukan orang yang berani mengambil resiko, berusaha mengurangi resiko dengan memastikan tindakannya tidak akan merusak hubungan pribadi dengan orang pihak lain.

Kebutuhannya: Keamanan pribadi. 

Nah, setelah anda memahami prilaku dari keempat gaya interaksi sosial (social style) tersebut diatas, coba anda kenali diri sendiri dan atasan anda, kira-kira anda dan atasan anda mempunyai ciri prilaku social style yang mana? 

 

 

Potensi Konflik

Apa yang akan terjadi, bila Anda bergaya sosial Expressive, sedangkan atasan Anda seorang yang bergaya sosial Analitical? Biasanya sering terjadi konflik, bukan?

Atasan memandang anda sebagai orang yang kurang teliti, kurang disiplin, anggap enteng, sering bertindak serampangan hanya berdasarkan asumsi atau pendapat orang lain, tanpa didukung oleh fakta atau informasi yang dapat dipertanggung-jawabkan. Sedangkan anda memandang atasan sebagai orang yang lambat dalam mengambil keputusan, terlalu banyak minta data/informasi, tapi tidak pernah bertindak, tidak pernah menjawab pertanyaan, malah balik bertanya.

Potensi konflik dengan atasan akan muncul, apabila anda dan atasan tidak berada di kwadran yang sama, apalagi bila berseberangan secara diagonal, seperti pada contoh tersebut diatas.

 

Dalam situasi seperti ini ada baiknya kalau anda yang berusaha beradaptasi dengan gaya sosial atasan, karena dua alasan:

1. Andalah yang akan menikmati keuntungan lebih banyak dari suatu hubungan kerja yang baik dengan atasan
2. Dalam banyak kasus, bila anda pandai beradaptasi, anda akan lebih mudah diterima oleh semua orang, baik dikantor, maupun diluar kantor, sehingga akan lebih mudah bagi anda untuk mendapatkan dukungan dari pihak lain. Dengan demikian anda mempunyai peluang lebih besar untuk mencapai sukses

Dalam contoh kasus tersebut diatas beberapa tindakan yang dianjurkan untuk beradaptasi dengan orang bergaya sosial Analytical sebagai berikut:

1. Dalam menyelesaikan setiap masalah harus mempertimbangkan apa yang terjadi dimasa lalu, apa yang harus anda lakukan sekarang, dan apa akibat dari keputusan/tindakan yang anda lakukan sekarang untuk saat ini dan akan datang
2. Bicara berdasarkan FAKTA dan informasi yang dapat dipertanggung-jawabkan
3. Fokus pada DETAIL yang AKURAT 
4. Logis dan terstruktur dengan baik 
5. Jelaskan dengan tepat APA yang akan anda lakukan? Dan KAPAN?
6. Beri dia waktu untuk mempertimbangkan pendapat/usulan anda
7. Berikan argumen logis yang didukung dengan fakta yang tidak terbantahkan untuk meyakinkan dia bahwa apa yang anda usulkan, putuskan, atau akan lakukan adalah BENAR

 

Tindakan yang tidak disarankan:

1. Bicara sesuatu yang tidak jelas, tidak konsisten, atau tidak logis
2. Tidak toleran terhadap detail
3. Mengabaikan masa lalu
4. Tergesa-gesa
5. Terlalu pribadi 
6. Terlalu sederhana 
7. Tidak serius 
8. Mendesak dia untuk cepat bertindak

Dengan mengenali social style atasan, anda dapat membuat sendiri daftar tindakan yang “disarankan” dan yang “tidak disarankan”, seperti contoh diatas, untuk dijadikan pedoman bagi anda sendiri dalam upaya beradaptasi dengan atasan agar terbangun hubungan kerja yang baik.

Bila anda tertarik untuk mengikuti serial ini lebih lanjut, silakan gabung di milis KarirPD dengan mengirimkan email kosong ke:
KarirPD-subscribe@yahoogroups.com



Strategy Menuju Sukses: Modul 1

Saya ingin membuka Serial "Strategy Menuju Sukses" (SMS) dengan salah satu artikel favorit saya berikut ini.

Sebagian dari anda mungkin pernah membaca artikel ini sekitar 2 tahun yang lalu dari website saya. Artikel ini merupakan KUNCI titik tolak atau awal perubahan paradigma dari serial SMS secara keseluruhan, karena itu saya sajikan kembali, agar anda semua dapat mengikuti Serial SMS ini secara utuh. Selamat mengikuti

PRESUPPOSISI:

1. Baik atau buruknya boss saya tidak dapat mempengaruhi prilaku saya, citra diri saya, reputasi saya, apalagi nasib saya.
2. Saya sendirilah yang menentukan prilaku, citra diri, reputasi, dan nasib saya dengan restu Tuhan YME.

Saya sangat setuju, kalau anda berpendapat bahwa kedua butir presuposisi tersebut tidak selalu benar, mungkin hanya Sabda Tuhan YME yang selalu benar.

 

Tapi, coba anda renungkan sejenak, mana yang lebih baik untuk anda, menerima kedua butir presuposisi tersebut sebagai suatu kebenaran, dan menerapkannya dalam kehidupan anda sehari-hari, atau menganggapnya sama sekali salah dan mengabaikannya??? Hak anda sepenuhnya untuk menentukan pilihan. Anda ingin menentukan nasib anda sendiri? Atau anda ingin orang lain yang menentukan nasib anda? Dan salah satu dari orang lain itu adalah boss anda.

Berikut ini beberapa keluhan yang mungkin pernah anda dengar dari orang-orang disekitar anda:

• Boss LICIK, suka mengklaim ide dan hasil kerja bawahan sebagai miliknya
• Bosku brengsek. Pantes aja banyak pegawai ga betah di bawah dia
• orangnya ga bisa liat orang nyantei dikit n kerja ditongkrongin mulu
• liburan maonya nyuru orang masuk tapi ga ada uang lembur
• jem istirahat musti ada yang nongkrongin ktr (jadi musti gilir2an)
• kalo ga masuk karna sakit, dikomentarin abis2an (sakit aja blum mao mati kan?)
• slalu berusaha nyari2 kesalahan orang (biar keliatan performance nya jelek n gaji ga usa dinaekin)
• lembur kaga mao dibyr (pdhal perjanjiannya ada)
• maonya kita masuk kerja min 1 jem lebih awal, pulang min 2 jem lewat dari jemnya pulang
• ga ngasi ambil cuti kecuali dengan alesan2 yang super jelas keperluannya (pdhal hak cuti ada)

Sebagai tanggapan atas keluhan tersebut diatas, spontan timbul dua pertanyaan dibenak saya:

1. Kalau anda sangat yakin bahwa Boss anda tidak baik, apa yang membuat anda masih bertahan bekerja untuk boss yang satu ini?
2. Bagaimana caranya mendapatkan Boss yang baik untuk anda?

Kalau jawaban anda atas pertanyaan pertama:
"Saya masih bertahan bekerja di perusahaan yang sekarang, karena masih berharap suatu saat keadaan akan berubah menjadi lebih baik",

maka saya ingin mengundang anda untuk mengupayakan perubahan yang anda harapkan mulai sekarang. Dan perubahan yang paling cepat dan paling mudah untuk mulai dilaksanakan adalah perubahan pada diri sendiri. Kalau diri anda sendiri tidak mau berubah, untuk apa anda berharap orang lain berubah?

Kalau mereka berubah, maka merekalah yang akan mendapatkan manfaat terbesar dari perubahan itu, bukan anda. Kalau anda ingin mendapatkan manfaat yang terbesar, maka ubahlah diri anda sendiri.

Kalau anda setuju dan memutuskan untuk berubah, maka mungkin ini merupakan jawaban atas pertanyaan saya yang kedua "Bagaimana caranya mendapatkan Boss yang baik untuk anda?" Dan keputusan anda untuk membaca artikel ini lebih lanjut merupakan langkah awal yang baik dari perubahan itu.

Artikel ini saya tulis untuk membantu pembaca mengembangkan perangkat keterampilan yang diperlukan dalam berinteraksi dengan atasan, sehingga akan terbangun synergy yang baik antara anda dengan boss, yang pada gilirannya akan mendorong peningkatan karir anda.

Yakinlah! Kalau anda sudah berubah sedemikian rupa, sehingga anda memiliki prilaku, citra diri, dan reputasi yang baik, maka cara boss memperlakukan anda pun akan berubah. Kalau dia tidak berubah, maka banyak boss-boss lain yang akan mengundang anda untuk bergabung di perusahaannya. Dan tentunya, nasib anda pun akan berubah.

Selamat membaca! Artikel lengkapnya akan saya posting disini secara berkala. Semoga anda mendapatkan apa yang anda harapkan di tulisan selanjutnya.

Untuk Subscribe kirim email kosong ke sini.

Salam fantastis,

Virja Dharma Gita

Undangan

Kami mengundang anda untuk bergabung di milis ini.

Sesuai dengan namanya, sarana ini bertujuan membantu member mengembangkan diri dan karir melalui konten-konten premium seputar topik Personal Development, dan Business Communication & Interaction.

 

Mengingat topik-topik tersebut pada umumnya memerlukan pembahasan mendalam, maka sebagian besar topik yang akan kami sajikan disini berserie.

 

Serial STRATEGI MENUJU SUKSES (SMS) akan segera menjumpai anda, terdiri dari tiga bagian utama sebagai berikut:

1. Memahami Boss Anda
2. Mengenali Potensi diri, Membangun keterampilan, dan Meraih Sukses
3. Berinteraksi dengan Boss Bermasalah

Masing-masing bagian terdiri dari beberapa modul.

 

Bila anda berminat untuk mengikuti topik-topik yang akan disajikan disini, dan ingin bergabung, segera saja klik karirpd-subscribe@yahoogroups.com lalu SEND atau KIRIM, tidak perlu mengisi apapun. Sarana ini terbuka untuk umum, anda boleh mengundang kerabat, teman, dan relasi untuk bergabung.

Selamat Datang

Selamat datang di sarana Karir dan Pengembangan Diri.

Sesuai dengan namanya, milis ini bertujuan membantu member mengembangkan diri dan karir melalui konten-konten premium mengenai Personal Development, Business Communication and Interaction.

Media ini terbuka untuk umum. Silakan anda mengambil manfaatnya.

Salam,
Virja DG